En mi anterior post describía una práctica real que encontré en una organización. Lamentablemente, no es un caso aislado. Muchas culturas favorecen comportamientos que se contradicen con el sentido común y con el respeto a los tiempos de los demás.
Estoy convencido de que el cambio comienza por uno mismo. Si nosotros no somos ordenados no podemos pretender que nuestros pares y subordinados lo sean. OK, siempre hay alguna crisis. Pero, justamente, si nos gestionamos adecuadamente, podremos reaccionar adecuadamente.
Empecemos de a poco, con algunas cosas obvias que de tanto serlo rara vez se hacen: gestionar efectivamente las reuniones y el correo electrónico.
Reuniones
Ya sabemos que las reuniones consumen tiempo. Los latinos tenemos tendencia a empezarlas tarde, no seguir la agenda (si es que existe) y no “cerrarla”.
Como siempre, la tecnología nos puede ayudar. Las herramientas de colaboración organizadas en torno al e-mail nos facilitan el trabajo:
- Al convocar una reunión, incluir siempre el objetivo y la agenda. El objetivo debe ser claro e indicar el resultado esperado de la reunión; por ejemplo, en vez de “Discutir alternativas de implementación” quizás sea mejor “Definir la alternativa a emplear”. La agenda debe incluir una lista de los temas, los oradores y los tiempos asignados.
- Al iniciar la reunión, indicar claramente los roles. Alguien deberá coordinarla, facilitando la participación de todos y acotando las discusiones. Generalmente, es quién la convoca. Además, es necesario que alguien registre los resultados de la reunión. No es bueno que sea el coordinador (no se puede hacer todo).
- Durante la reunión, mantener el foco. Los latinos tendemos a irnos de tema fácilmente. “OK, comparto tu punto de vista. Pero creo que está fuera del alcance de esta reunión discutirlo. Si te parece, organicemos otra reunión para revisarlo, pero mantengamos el foco en la agenda”. No es fácil de hacer, pero es importante no desviar la cuestión.
- Después de la reunión, pasar en limpio las notas y enviar la minuta a los asistentes. Si hay un plan de acción acordado, no hay que perder tiempo y asignar las tareas directamente mediante la herramienta de colaboración empleada.
Por supuesto, seguramente habrá reuniones informales en donde habrá un tema pero quizás no haya agenda y mucho menos minuta. Cabría preguntarse en estos casos si realmente hace falta una reunión o si alcanzaría con intercambiar un par de e-mails o compartir un café.
e-mail
El correo electrónico es una herramienta fundamental de trabajo. Lamentablemente, se usa mal. Un colega me comentaba que estaba recibiendo 150 e-mails por día. En una jornada de trabajo normal, este colega debería leer (y contestar, de ser necesario) casi 19 e-mails por hora. Es imposible.
La sobreabundancia de información es un problema de esta era. Sin embargo, hay algunas estrategias que se pueden aplicar:
- El conteo de la bandeja de entrada debería ser cero al final del día. Si recibimos algo que debía ser contestado en el día, ya deberíamos haberlo hecho.
- Si lo que recibimos debe ser contestado y puede esperar, deberíamos dejarlo en una carpeta ad-hoc, “Pendiente de contestar”.
- Si lo que recibimos debe ser contestado y no puede esperar, contestarlo en el momento. No hay que darle muchas vueltas al asunto.
- Si lo que recibimos no necesita ser contestado pero requiere una lectura cuidadosa, dejarlo en una carpeta llamada “Pendiente de lectura”, o algo por el estilo.
- Si lo que recibimos es una tarea que nos asignaron, rápidamente generar una tarea en el software de colaboración. Microsoft Outlook, por ejemplo, permite generar una tarea arrastrando un e-mail a la lista de tareas.
- Si lo que recibimos es delegable, derivarlo o generar una tarea (según el caso).
- Si lo que recibimos es un spam, rápidamente bloquear el remitente para que en el futuro no recibamos más e-mails de él. Esto debería reducir la cantidad de correos que tenemos que leer cada día.
- Todos los días, procurar leer y contestar lo pendiente y actualizar el status de las tareas de nuestra lista.
Por supuesto que habrá muchos que argumentarán que no tienen tiempo para hacer esto…Pero la única manera de tener tiempo para hacer cosas productivas es organizarse. Lamentablemente, nos guste o no, hay que aceptar que en nuestra vida laboral, además de ser creativos, debemos ser ordenados.
